Cambios importantes en el manejo de ventas por apartado

Cambios importantes en el manejo de ventas por apartado

A partir del Martes 17 de Octubre, se va a realizar un cambio importante en la manera en como funcionan los apartados. Aquí te detallamos todo lo que necesitas saber sobre este cambio.

El Problema

Las ventas realizadas bajo la modalidad de apartado (que es un tipo de venta en donde el cliente deja un depósito inicial y va haciendo abonos hasta que finalmente cancela el apartado y puede llevarse el producto) siempre se han manejado como pagos por adelantado. Es decir, la venta no se registra hasta que se cancele en su totalidad el apartado, y el dinero que ha pagado el cliente, se toma como un pago por adelantado a una venta futura.

Esta es una manera efectiva y sencilla de registrar este tipo de ventas.

Sin embargo, algunas empresas nos han comentado que han tenido conflictos en materia tributaria por esto, debido a que la Administración Tributaria ve el apartado como una venta realizada, independientemente de si el cliente canceló la venta en su totalidad o no. Esto obliga a la empresa a pagar impuestos de venta sobre el apartado desde el momento en que se realiza, y no hasta el final.

La Solución

Como mantener a tu empresa libre de problemas con la administración tributaria es parte fundamental de nuestra misión, hemos decidido hacer un cambio de fondo importante en la manera en que funcionan los apartados.

Básicamente, y para resumir el cambio, los apartados ya no se van a manejar como pagos por adelantado, sino que ahora se van a manejar como cuentas por cobrar.

 

Descripción de los cambios

A continuación vamos a describir más en detalle cómo cambia el manejo de apartados. Y aquí vamos a ver este cambio desde dos frentes: el manejo de apartados para el usuario (el que aplica apartados en el punto de ventas cuando el cliente hace la compra) y el manejo de apartados ya a nivel contable y financiero, para que puedas entender las implicaciones que tiene este cambio en tus estados financieros y declaraciones tributarias.

Cambios en el proceso de facturación

En el tema de apartados a nivel de usuario de facturación, el principal cambio es que ahora cuando se aplica un apartado, se va a aplicar también la factura. Es decir, antes, cuando yo aplicaba el apartado, se imprimía únicamente el comprobante de pago del abono inicial, porque no había ninguna venta.

Ahora, cuando se aplica un apartado, se va a generar tanto el comprobante de pago del depósito inicial, como la factura. Esto significa que ahora, en vez de guardar solo el comprobante de pago con el apartado, voy a adjuntar también la factura de venta. Importante: esta factura no se le debe entregar al cliente todavía, sino que se debe dejar con el producto apartado hasta que el cliente cancele la venta.

Todo lo demás de apartados funciona exactamente igual, exceptuando que al final, ya no se va a imprimir una factura, dado que ya la factura se imprimió cuando se aplicó el apartado.

Cambios a nivel de inventarios

Este cambio en los apartados también afecta el manejo de los inventarios.

Anteriormente, cuando se aplicaba un apartado, el producto no salía de nuestro inventario, sino que se transfería a una nueva bodega llamada, por ejemplo, “Bodega de apartados”.

Luego, cuando se cancelaba el apartado y se aplicaba la factura final, se hacía la salida del inventario de esta bodega, contra la cuenta de Costo de Ventas.

Con la nueva modalidad de apartados, ya esto no sucede. Dado que la factura se aplica desde el inicio, desde ese momento se hace la salida del inventario, contra la cuenta de Costo de Ventas.

Es decir, no hay una transferencia previa a una bodega de apartados en el nuevo proceso, sino solo una salida por venta.

El activo siempre queda registrado, pero de manera informativa, como te lo explico en la siguiente sección.

Cambios a nivel contable

A nivel contable, el cambio en apartados sí es bastante más significativo.

Anteriormente manejábamos los apartados como pagos por adelantado. Esto significa que cuando el cliente hacía su primer abono, ese dinero se registraba como un pasivo, denominado pago por adelantado.

Esta es la parte que la Administración Tributaria no ve muy bien. Para ellos, desde el momento que el cliente hace el apartado, ya la venta está hecha, por lo que tenemos que reportar y cancelar el impuesto de ventas de esa factura.

Con la nueva modalidad, el apartado ahora se registra como una cuenta por cobrar y la factura se genera desde el momento en que se registra el apartado. Como al hacer el apartado la factura se aplica de una vez, ya nosotros registramos la venta, y por lo tanto, se reporta a la Administración Tributaria como una venta normal, con sus respectivos impuestos de venta.

En el registro contable del apartado, hay varios movimientos:

1. Primero, al aplicar la factura, se registra la Cuenta por Cobrar de Apartados, contra el Ingreso por Venta.

2. Segundo, se registra el depósito inicial, disminuyendo la Cuenta por Cobrar Apartados, contra el Efectivo por Depositar.

Movimientos Informativos del Apartado

Además de estos dos movimientos, hay dos movimientos adicionales que se hacen para cada apartado:

1. El primer movimiento que se hace es registrar el total del apartado contra una cuenta llamada “Productos en Apartado”.

Como ahora, al aplicarse el apartado, se hace de una vez la salida por venta del inventario, nuestra contabilidad parecería indicar que ya nosotros no tenemos ese activo… cuando en realidad todavía lo tenemos (porque no se lo hemos entregado al cliente).

Al tener nosotros ese producto, y para reflejar esto en nuestra contabilidad, el sistema va a crear un movimiento de activo en esta cuenta llamada “Productos en Apartado“, que es básicamente hacer referencia en nuestro balance a que todavía tenemos el producto, aún cuando ya no está en nuestra cuenta de inventarios.

2. Para compensar este movimiento de activo, vamos a hacer otro movimiento de pasivo, que se llama “Apartados no Retirados”.

Básicamente, este movimiento significa que nosotros hicimos una venta a nuestro cliente, pero no se la hemos entregado. Por lo tanto, nosotros tenemos esta “deuda” con nuestro cliente, y por ende, este pasivo.

Este pasivo va a ser igual al monto que se registró en Productos en Apartado, de manera que nuestro activo de Productos en Apartado va a ser igual a nuestro pasivo de Apartados no Retirados, generando un efecto neto de 0 en nuestros balances.

Contabilización de los Abonos

El resto de pagos o abonos realizados al apartado, incluyendo el último pago que cancela el apartado, van a ser todos iguales a nivel contable: se hace una disminución de la Cuenta por Cobrar Apartados contra el Efectivo por Depositar.

La única diferencia en el último pago del apartado, es que en este movimiento, se reversan también los movimientos informativos realizados en “Productos en Apartado” y en “Apartados no Retirados”, reflejando así en nuestros balances que ya le entregamos esa venta al cliente.

Cierre de Apartados

El último cambio grande en el manejo de apartados que cabe mencionar, es cuando se cierra un apartado (es decir, cuando un cliente no retiró el apartado y vamos a devolver el producto a nuestro inventario para ponerlo en venta de nuevo).

Anteriormente cuando se cerraba un apartado, el pago por adelantado que teníamos registrado como pasivo, simplemente lo trasladábamos a un ingreso por apartados no retirados. Y el producto que teníamos en nuestra bodega de “Bodega de Apartados” simplemente lo devolvíamos a la bodega principal.

Como ahora ya no tenemos un pago por adelantado, sino una cuenta por cobrar y una venta en firme, esto ya no se puede realizar de la misma manera.

Ahora, cuando se cierra un apartado, FinanzaPro va a generar una devolución de ventas sobre la factura original del apartado. El total de los productos del apartado se van a reintegrar al inventario, pero el monto del crédito de la devolución va a ser únicamente por el monto que no se canceló del apartado. Es decir, en nuestros reportes de ventas y en nuestra declaración de impuestos, se va a reflejar un crédito por el monto no cancelado, dejando así el ingreso y el pago del impuesto de ventas a la Administración Tributaria, por el monto que sí canceló el cliente.

Por ejemplo, si teníamos un apartado de $100 y solo se habían cancelado $25 de este apartado, la devolución a nivel de reversión del ingreso y a nivel del crédito del impuesto de venta, va a ser únicamente por los $75 no cancelados por el cliente.

Es decir, los $25 que sí se habían cancelado se van a seguir considerando como un ingreso por venta normal, y el impuesto de ventas correspondiente se va a seguir considerando para el pago de los impuesto de venta.

Como resultado, a nivel de inventario entra el inventario total a nuestra bodegas. A nivel de costo de ventas, también se reversa la totalidad del costo (en este caso, no se puede hacer una reversión parcial del costo de ventas).

Pero a nivel de ingresos y de impuesto de ventas, lo único que se va a reversar o a acreditar, es el monto NO cancelado del apartado.

Devoluciones sobre Apartados

Para terminar, una consecuencia importante de ahora manejar el apartado como una cuenta por cobrar, es que al ya existir una factura en firme de cada apartado, aún cuando el cliente no haya recibido el producto, es posible generar devoluciones de ventas sobre esa factura.

Y para qué vas a querer hacer una devolución de ventas sobre un apartado que no ha sido retirado?

Por ejemplo, ¿qué pasa si el cliente ya no quiere el apartado? ¿O el cliente decide que quiere otro producto distinto al que apartó originalmente?

En este caso, se puede hacer una devolución de ventas sobre el 100% de la factura. Esto me va a generar una nota de crédito a favor del cliente por la totalidad del apartado, que puedo usar para cancelar el apartado anterior, y darle el crédito al cliente por el monto que ya había abonado.

Usando el ejemplo anterior del apartado de $100 al cual le hicieron un abono de $25, la devolución de ventas va a generar una Nota de Crédito por la totalidad del apartado: es decir, por los $100.00.

Con esta nota de crédito, usamos una parte de esa nota de crédito para cancelar el monto pendiente del apartado (los $75), de manera que ya ese apartado no quede pendiente.

Y el resto de la nota de crédito (los $25), quedaría como un monto a favor del cliente. El cliente lo puede aplicar en otra factura, por ejemplo, si desea comprar un producto nuevo, o podría inclusive utilizarlo para realizar un nuevo apartado, de un producto diferente.

Que sucede con los apartados anteriores, que ya se aplicaron con la modalidad vieja?

Todos los apartados que ya existían al momento de hacerse este cambio, van a seguir funcionando igual: como pagos por adelantado. Sin embargo, todo nuevo apartado que se realice a partir del momento que empiece a regir la nueva modalidad de apartados, se va a empezar a manejar bajo la nueva modalidad. FinanzaPro se encargará de detectar cuál modalidad aplica a cuál apartado, y así hacer los movimientos necesarios correspondientes a cada apartado, según la modalidad bajo la cual se generó el apartado.

De igual manera, en las ventanas de apartado, ahora puedes ver si el apartado es de la nueva modalidad, o de la modalidad anterior:

 

Acciones a Tomar

Con este cambio, debes hacer un ajuste en tu catálogo de cuentas. Necesitas agregar dos cuentas nuevas:

  1. La cuenta de Productos en Apartado que es una cuenta de Activo. Normalmente vas a agregar esta cuenta como una cuenta de inventario, abajo de la cuenta de tu bodega principal.
  2. La cuenta de Apartados no Retirados que es una cuenta de Pasivo. Esta cuenta la debes agregar como un Pasivo Corriente, y la puedes agregar en cualquier lugar de tu catálogo de cuentas. Nosotros la agregamos aquí en nuestro catálogo recomendado:


Luego, debes ir a configurar estas nuevas cuentas en la ventana de Tipos de Apartado:

Estas cuentas las debes configurar desde hoy mismo si es posible, para que estén configuradas cuando hagamos el cambio. Si no están configuradas cuando hagamos el cambio y aplicas un apartado nuevo, vas a recibir un error y no se va a poder aplicar el apartado hasta que se configuren estas cuentas.

Y si tienes preguntas sobre este cambio, por favor no dudes en escribirnos por el chat.


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