Nuevo asiento de Cierres de Caja para facilitar la conciliación de Depósitos en Tránsito

Nuevo asiento de Cierres de Caja para facilitar la conciliación de Depósitos en Tránsito

El Martes 17 de Octubre, vamos a implementar un cambio importante a nivel de la contabilización del cierre de caja.

Para los usuarios del punto de ventas, el proceso de hacer el cierre de caja no cambia. Los cajeros o los administradores de tienda, o cualquier persona que haga cierres de caja en tu empresa, no va a notar absolutamente nada diferente en su proceso de cierre diario.

Sin embargo, a nivel contable sí hemos hecho un cambio que buscamos nos ayude a simplificar la conciliación de los depósitos en tránsito con los depósitos reales realizados en el banco.

El Problema

Conciliar la cuenta de depósitos en tránsito, es quizá una de las tareas mas tediosas y complicadas a nivel contable para las empresas que hacen cierres de caja diarios, especialmente si generan decenas o centenas de facturas por día.

Para ver porqué, primero veamos el proceso contable normal para el manejo del efectivo en tránsito.

Proceso contable para el manejo del efectivo

Toda la contabilización de tu operación de ventas diaria, se hace por medio de los recibos de dinero del día, provenientes de los pagos de las ventas o de las cuentas por cobrar.

El movimiento contable que se realiza es Ingresos por Venta contra Depósitos en Tránsito (o Efectivo en Tránsito):

(este es un ejemplo donde podemos observar cómo una misma factura puede generar múltiples movimientos en la cuenta de Depósitos en Tránsito)

 

O si es un pago de una cuenta por cobrar, es Cuentas por Cobrar contra Depósitos en Tránsito:

Luego, al final del día o al día siguiente, debes llevar a cero esa cuenta de depósitos en tránsito por medio del depósito en bancos:

Es decir, para poder cerrar esa cuenta contablemente, cada día de ventas debe llevarse a cero en la contabilidad. Y al final del mes, esa cuenta debe quedar en cero; o si los depósitos de cada día se registran hasta el día siguiente, debe quedar únicamente con las ventas del último día de facturación del mes (que en este caso, no se depositaría hasta el mes siguiente).

Si la cuenta no queda en cero, esto podría significar que algún dinero no llegó al banco, y se necesite investigar más para determinar qué fue lo que sucedió con ese dinero.

De esto último nace la importancia de revisar y conciliar constantemente esta cuenta de Depósitos en Tránsito.

Problemas que pueden surgir en este proceso

Como podemos tener uno o más movimientos en nuestra cuenta de Depósitos en Tránsito por cada factura que hacemos, nuestra cuenta de Depósitos en Tránsito podría llegar a tener decenas, centenas o hasta miles de registros por cada día de facturación.

Si vemos esto a nivel mensual, la cuenta de depósitos en tránsito podría llegar a contener una cantidad de registros tal, que encontrar una diferencia o un problema podría ser potencialmente tedioso y requerir cantidades importantes de esfuerzo e investigación.

Esto es especialmente cierto, si la conciliación de esta cuenta no se lleva estrictamente al día, dado que luego de registrar varios días de depósitos, si nos quedara alguna diferencia, vamos a tener muchos registros que revisar y conciliar para poder averiguar de donde nace esa diferencia.

Errores de los cajeros en las formas de pago

Para complicar más el proceso de la conciliación de los depósitos en tránsito, tenemos que considerar también los errores que comenten los cajeros al seleccionar las formas de pago. Esta es una de las principales razones por las cuales se tienen diferencias en la cuenta de depósitos en tránsito.

Si por ejemplo, la persona que está haciendo la factura, en vez de registrar un pago en tarjeta de crédito, lo registra como efectivo, ya los montos en las cuentas de depósitos en tránsito no nos van a coincidir con la realidad, porque ahora tenemos en esta cuenta un efectivo que nunca ingresó, dado que realmente ingresó como tarjeta de crédito. Y el monto que nos sobra en la cuenta de Depósitos en Tránsito, nos va a hacer falta en la cuenta de Tarjetas de Crédito por Cobrar.

Esto nos complica muchísimo más el proceso de encontrar diferencias, porque a nivel de sistema todo está bien, pero hubo un mal ingreso de información por parte del cajero.

Cuando son pocas facturas, no es tan complicado resolver esto. Pero cuando el proceso de conciliación de la cuenta de depósitos en tránsito se hace, por ejemplo, solamente una vez al mes, este problema se puede volver prácticamente imposible de identificar.

La Solución

Para resolver esto, hemos agregado un nuevo asiento contable al sistema: el asiento de cierres de caja. El objectivo de este asiento es resumir toda la facturación del día en unos pocos movimientos contables, que van a ser mucho más fáciles de conciliar y de revisar contra los depósitos en el banco.

Con la nueva contabilización del cierre de caja, las facturas o los recibos de dinero del día van a generar el mismo movimiento contable que han generado hasta hoy. Es decir, en eso no hay ningún cambio: siempre vamos a tener la misma cantidad de registros contables que hemos tenido siempre por concepto de la facturación.

Lo que varía, es que ahora cuando nosotros aplicamos un cierre de caja, el sistema va a generar un asiento nuevo.

¿Y qué es lo que va a venir a hacer este asiento?

Veamos un ejemplo:

Supongamos que el día de hoy tu empresa generó 100 facturas. Esto significa que puedes tener de 100 a 300 movimientos (o más), en tu cuenta de depósitos en tránsito. Estos movimientos pueden ser de tarjeta de crédito, efectivo, cheques, depósitos o vueltos que se entregan a los clientes.

En otras palabras, vas a tener bastantes movimientos en tu cuenta de depósitos en tránsito para un día de facturación.

Lo que va a suceder ahora es que, al final del día, cuando apliques el cierre, este cierre va a tomar todos esos movimientos en tu cuenta de depósitos en tránsito, y los va a sacar de ahí.

Luego, los va a ingresar a otra cuenta distinta, pero en forma resumida, según los datos ingresados en el cierre de caja.

¿Eso qué quiere decir?

Que si antes teníamos que conciliar contra 300 movimientos de nuestra facturación del día, ahora solo tenemos que conciliar nuestros depósitos contra unos pocos movimientos.

Veamos el nuevo asiento que realiza el sistema:

(en este ejemplo usamos las cuentas de Fondos Pendientes de Cierre que mencionamos más adelante, en la sección de “Acciones a Tomar”, como cuentas intermedias para dejar en Depósitos en Tránsito únicamente los movimientos de resumen)

Como puedes observar, con este nuevo asiento que FinanzaPro genera automáticamente, podemos determinar con muchísima mayor facilidad, si tenemos diferencias con alguno de los depósitos realizados en el banco, porque solo vamos a tener un registro para Efectivo y otra para Cheques, independientemente de la cantidad de facturas que se hayan realizado durante el día.

¿Y los errores de los cajeros en las formas de pago?

Este nuevo asiento también resuelve el problema de los errores que cometen los cajeros al digitar las formas de pago.

Como ahora el sistema va a hacer el registro de los depósitos en tránsito en base a lo que dice el cierre de caja, mientras que el cajero indique en el cierre lo que realmente tiene (independientemente de lo que haya indicado en las formas de pago durante el día), no importa si se dieron equivocaciones o no durante el día: el registro del cierre de caja va a ser el correcto, y es lo que va a llegar a nuestros depósitos en tránsito.

Por ejemplo, si el cajero a la hora de registrar una venta puso el monto en efectivo pero era en tarjeta de crédito, a la hora de hacer el cierre el cajero sí va a poner lo que realmente tiene en efectivo, y lo que realmente tiene en tarjeta. Como esto es lo que nos va a llegar a Depósitos en Tránsito, no importa que lo haya indicado mal en una o más facturas durante el día.

Importante: Los cajeros siempre deben indicar lo que realmente tienen en su caja, independientemente de cómo lo hayan indicado en el sistema. Si están entregando $100 en efectivo y $150 en tarjetas de crédito, esto es lo que deben registrar en su cierre de caja, aún si en el sistema, por ejemplo, al registrar cada venta, indicaron $200 en efectivo y $50 en tarjeta.

Acciones a Tomar

Con este cambio, te vamos a recomendar hacer un pequeño ajuste en tu catálogo de cuentas, y en la configuración de tus cuentas de depósitos en tránsito.

A nivel de cuentas contables, puedes seguir manejando todo contra depósitos en tránsito. Así es como va a quedar configurado por omisión cuando hagamos la actualización a este nuevo asiento de cierres de caja.

Sin embargo, nosotros te vamos a recomendar crear una serie de cuentas nuevas llamadas “Fondos Pendientes de Cierre”, una para cada divisa que manejes en tus formas de pago. Así lo configuramos nosotros en nuestro catálogo de cuentas recomendado:

Luego, debes configurar tus formas de pago para que en lugar de usar “Depósitos en Tránsito”, usen “Fondos Pendientes de Cierre”. Esto debe hacerse para todas las formas de pago, aún para aquellas asociadas a cuentas de gasto.

Finalmente, en la definición del cierre de caja, debes asociar cada concepto en el cierre, a la cuenta correspondiente de “Depósitos en Tránsito” (o de gasto o pasivo) que vayas a utilizar para registrar los cierres:

De esta manera, la cuenta de “Fondos Pendientes de Cierre” la va a administrar FinanzaPro y siempre debe quedar en cero (a menos que hayan cierres pendientes de aplicarse). Y en “Depósitos en Tránsito”, vas a tener únicamente los registros resumidos de los cierres de caja, sin importar si hay decenas, centenas o miles de movimientos en “Fondos Pendientes de Cierre”.

La Transición

Quizá te estés preguntando: ¿cómo hago la transición a este nuevo método?

Cuando hagamos la actualización, ya automáticamente se va a empezar a generar el nuevo asiento de cierres de caja. Como la actualización va a configurar las mismas cuentas de depósitos en tránsito que se están usando actualmente en las formas de pago, el uso de tu cuenta de depósitos en tránsito no va a cambiar mucho. La diferencia es que ahora vas a tener estos movimientos de resumen en esas mismas cuentas.

Si al final del mes, no quisieras usar ese asiento, por ejemplo, porque todavía no te has preparado para hacer esta transición, simplemente lo puedes borrar. Sin embargo, sí te recomendamos hacer la transición a esta nueva modalidad lo más pronto posible, para que no tengas que estar borrando ese asiento todos los meses.

Si ya deseas hacer la transición a esta nueva modalidad, simplemente debes crear las cuentas de “Fondos Pendientes de Cierre” y configurar las formas de pago y la definición del cierre de caja como te indicamos arriba.

A partir de ese momento, los cierres nuevos se van a contabilizar con la nueva modalidad, mientras que los cierres anteriores quedan igual que antes en tus depósitos en tránsito.

Nosotros te podemos ayudar

Como es un cambio importante, sabemos que quizá necesites ayuda de parte nuestra. Por eso, si tienes alguna duda o necesitas que te ayudemos con la configuración de las nuevas cuentas, no dudes en escribirnos por el chat.


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