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Nuevos campos para facilitar el registro de gastos para la declaración informativa D-151

NOTA: Este artículo aplica solo para Costa Rica.

Acabamos de agregar dos campos nuevos en las áreas de Cuentas por Pagar y Bancos, que te van a facilitar la generación del reporte de la declaración informativa de impuestos D-151 al final del año: los campos de SubTotal e Impuesto de Ventas.

Hasta hoy, el reporte de la D-151 se basaba en el crédito de impuestos a nivel contable registrado en la transacción, para determinar los montos con y sin impuestos de las facturas de gasto registradas en cuentas por pagar o bancos. Es decir, si se debitaba el impuesto por pagar a nivel contable en la factura, el reporte de la D-151 mostraba correctamente el subtotal sin impuestos; pero si toda la factura se enviaba al gasto, en la D-151 el monto a reportar no reflejaba los impuestos de la factura.

Este es el caso si la empresa no vende con impuestos de venta, o si la factura no se puede debitar del impuesto de ventas por pagar, por ejemplo, porque no está directamente relacionada a la actividad de ventas de la empresa.

En estos dos casos, a la hora de generar el reporte de la D-151, no era posible ver en la D-151 el monto total de los gastos por proveedor sin impuestos, resultando en más trabajo en la preparación de esta declaración.

Con los nuevos campos, ahora es posible indicar SIEMPRE el desglose de impuestos de la factura, aún si el impuesto de ventas no se puede debitar a nivel contable del impuesto de ventas por pagar.

De esta manera, para el caso de las empresas que venden sin impuestos o de las facturas que no se puedan debitar del impuesto de ventas por pagar, ya es posible registrar los gastos de manera que la información de la D-151 muestre correctamente el total sin impuestos, independientemente si la factura se envió en su totalidad al gasto, o si el impuesto se debitó del impuesto de ventas por pagar.

Para explicarte en detalle el proceso de cómo se registran los gastos para la D-151 usando los nuevos campos, creamos el siguiente artículo en nuestro Centro de Ayuda:

Artículo de Ayuda: El registro de gastos para la D-151

 

Cómo cambia el proceso de registrar facturas ahora que existen estos nuevos campos?

Lo único que varía en el proceso de registro de gastos ahora que existen estos dos nuevos campos, es que ahora debes desglosar el subtotal y los impuestos cuando registras una factura de gasto (o cuando registras una nota de crédito).

Todo lo demás, sigue igual.

Por ejemplo, en el detalle contable, si necesitas debitar el impuesto de ventas por pagar, debes agregar la línea con la cuenta contable del impuesto de ventas, para hacer el débito a esa cuenta a nivel contable como lo haces normalmente.

O si normalmente envías toda la factura al gasto, registras toda la factura a una sola cuenta contable como siempre lo haces.

Los nuevos campos se usan solo para facilitar la preparación de la declaración D-151 y no afectan nada a nivel contable. Si no deseas hacer esta separación de subtotal e impuestos para tu D-151, simplemente indicas el monto total de la factura en el campo de SubTotal y el campo del Impuesto de Ventas lo dejas en cero. Es lo mismo que hacías antes, pero en el campo de Total.

 

Si uso el archivo de Excel para importar los gastos, debo hacer algo diferente?

Sí, en el archivo de Excel ahora vienen los nuevos campos de SubTotal e Impuestos de Venta.

Importar Facturas de Cuentas por Pagar

En el caso de las Cuentas por Pagar, la columna de Monto Total debe ser igual a la suma de los campos de SubTotal e Impuestos. Si las facturas no tienen impuesto, debes indicar 0 en esa columna: no puedes dejar el campo en blanco. Por lo demás, todo funciona igual que el proceso anterior de importación desde Excel.

Descargar nuevo archivo de Excel: Cuentas por Pagar

Importar Transacciones de Bancos

En el caso de Bancos, la columna de Proveedor ahora se utiliza para determinar si se deben indicar o no valores en las columnas de SubTotal e Impuestos:

Si la columna de Proveedor está vacía, estas dos columnas se ignoran en la importación.

Si la columna de Proveedor no está vacía, debes indicar las columnas de SubTotal e Impuestos de la siguiente manera:

  • Si la transacción es un retiro, SubTotal e Impuestos las debes indicar en positivo. Si la factura no tiene impuestos, debes indicar 0 para el valor de este campo.
  • Si la transacción es un depósito (una reversión de un gasto), SubTotal e Impuestos las debes indicar en negativo. Si la factura no tiene impuestos, debes indicar 0 para el valor de este campo.

 

Descargar nuevo archivo de Excel: Bancos

Acciones de Personal

 

Planillas ahora cuenta con un nuevo módulo de control de Acciones de Personal. En él, vas a poder generar acciones de personal de tipo informativo, de cambio de puesto, de cambio de salario y de vacaciones. Todo lo que hagas aquí, se va a reflejar en las planillas que generes. Por ejemplo, una acción de personal de vacaciones va a hacer en forma automática el rebajo de vacaciones en la planilla, o un cambio de salario, se le va a ver reflejado a la persona en su próximo pago.

También puedes generar listados de todos los tipos de acciones de personal que has generado, por tipo y por persona, lo que te permite tener un expediente digital de los cambios relacionados a la planilla de tu personal.

Cálculo de salarios en base a Tareas en Planillas

 

Hay una nueva área en planillas, el área de Tareas, que te permite hacer cálculos de salario no solo basado en horas o en días, sino en tareas específicas que tu personal realice. Por ejemplo, puedes indicar el salario de una persona, según las horas que realizó una o más tareas. Y cada tarea, puede tener salarios distintos, lo que te brinda una enorme flexibilidad en el cálculo de los salarios.

Para empezar a usar las tareas, debes definirlas en el área de tareas, indicado su descripción, costo unitario y unidad de la tarea. También puedes indicar salarios individuales por persona, si le pagas diferentes montos a tu personal, según quién realice la tarea.

Ahora es posible corregir el agente de ventas en facturas aplicadas

Hemos agregado una nueva opción en el Histórico de Facturas, que te permite corregir el agente de ventas de una factura, después de aplicada. Esto es útil cuando no se asigna un agente a una factura, o cuando se asigna uno incorrecto, y necesitas asignarle el agente correcto a la factura, sin tener que anularla.

Nueva opción para cambiar agente de ventas en facturas aplicadas

Reporte Dinámico de Detalle de Ventas por Factura

 

Hemos creado un nuevo reporte dinámico de Detalle de Ventas por Factura, para facilitarte la visualización de toda la información disponible de cada una de las facturas de tu negocio.

Este reporte te muestra todo lo que necesites saber sobre tu facturación, factura por factura. Por ejemplo, fecha y número de factura, la tienda en la que se hizo, el cliente, el vendedor y todos los detalles de facturación como sub-total gravado, sub-total exento, impuestos y total.

Esta nueva modalidad de reporte dinámico te permite ordenar la información de cualquier manera que necesites, y agruparla de muchas diferentes maneras, según lo que desees obtener del reporte.

También, puedes mostrar columnas adicionales, o buscar más grupos de datos para ver más detalles de tus facturas.

Por último, puedes exportar rápidamente el reporte a Excel, si deseas hacer cálculos adicionales con la información de tu facturación.

Nuevo reporte dinámico de Productos en Pedido

 

El nuevo reporte de Productos en Pedido, te permite ver, en un solo lugar, todos los productos que tienes actualmente en pedido por tus clientes. Esto es muy útil para llevar el control de los pedidos pendientes, programar tu proceso de producción o planear las compras.

En este reporte, puedes ordenar la información de cualquier manera que desees, por ejemplo, por fecha de pedido, por producto o por cliente. También puedes agrupar tus pedidos en base a los diferentes criterios que necesites. Por ejemplo, puedes agrupar la información por cliente, por producto o por fecha de pedido. En cada grupo puedes observar como tienes no solo totales generales de tus pedidos, sino también totales por grupo.

Por último, el reporte te permite crear filtros en cualquier columna para ver solo la información que necesitas.